Tel Aviv's 100th Anniversary is celebrated in Johannesburg

Report by Orna Wolf Levi on a celebration of Tel Aviv's 100th Anniversary in Johannesburg
Click on link below to see pictures from the event

דוח סיכום תל אביב 100
 
אני שמחה לבשר לכולכם על עוד אירוע מוצלח של הגשמה ביוהנסבורג – מסיבת תל אביב 100. באירוע היו קרוב למאה איש (כיאה לשם הארוע ולתוכן!) .
 
http://picasaweb.google.com/tzachi.mail/HagshamaTelAviv100Party?feat=directlink
 
אז כפי שידוע, לכבוד ארועי מאה שנים לעיר תל-אביב מחלקת הגשמה הוציאה משחק שאלות בסגנון פיצוחים (כן כן התוכנית הישנה מהערוץ הראשון). החלטתי שכאן ביוהנסבורג נחגוג ונערוך ארוע רב משתתפים הכולל תחרות קבוצתית ואישית המבוססת על המשחק והשאלות, מזון וכיבוד קל, מוזיקה עברית וכמובן שמחה ואווירה טובה.
 
ברצוני לשתף אתכם בתהליך, במחשבות, ברעיונות, בהצלחות וגם בכשלונות.
 
מיקום הארוע:
·        היה ברור מהתחלה שבכדי למשוך את קבוצת הגיל הרלוונטית יש למצוא מקום בסגנון מועדון לילה או פאב.
·        אחרי סיבוב במספר מקומות והצעות מחירים נבחר המקום: בבאר קאפלו שנמצא בריבוניה. (אחד הפרברים של יוהנסבורג). המקום מוכר לצעירים, מנוהל ע"י ישראלי שמכיר ומוכר בקהילה והחשוב ביותר המקום ניתן חינם ומתוך רצון טוב להצלחת הארוע.
 
שיווק ופרסום
שיווק האירוע נעשה במספר שלבים:

1. שליחת מיילים ושימוש במאגר המידע שנמצא ברשותי
2. שימוש בפייסבוק ובקבוצות דיון אינטרנטיות קהילתיות
3. טלפונים אישיים ע"פ מאגר המידע שברשותי
4. הכנת סרטון פרסומת והעלאה ליו-טיוב + שליחת מיילים רחבה.
   
   • לינק לסרטון: http://www.youtube.com/watch?v=-nQmQLqPu2g
5. הרחבה והגדלת מאגרי המידע ע"י שיתופי פעולה עם הפדראציה, קבוצת YAD המקומית ן IUA.
6. שימוש מאסיבי בטלפונים אישיים ו שליחת SMS
7. שיווק ושיתוף פעולה מלא מרכזי תנועות הנוער וארגון הסטודנטים המקומי סוג'ס.

 
·        בשלב זה שאני שנמצא שבועיים לפני הארוע נמכרו רק שלושה כרטיסים והחשש מתחיל לעלות פניתי להתייעצות אצל עופר דהן מנהל מרכז ישראל.
·        עופר התגייס לעזור לאירוע ומרכז ישראל מימן מודעה צבעונית של חצי עמוד בעיתון היהודי שיוצא אחת לשבוע. ובמקביל גם הצליח לעודד את רוחי והוחלט על יעד מינימום של 25 כרטיסים שבוע לארוע.
·        חזרתי חזרה לתחלית הסכמה : מיילים, פייסבוק, טלפונים, SMS, תנועות נוער חברים וארגונים...
·        התוצאות לא אחרו לבוא ונמכרו 30 כרטיסים שבוע לפני הארוע! – הארוע מתקיים.
·        המודעה בעיתוון פורסמה מספר ימים לפני הארוע והתוצאות היו טובות ומעודדות.
·        יום לפני האירוע נמכרו במשותף 60 כרטיסים (20 YAD  ו-40 אני) ובבוקר האירוע מכרתי עוד 10 כרטיסים. כך שעוד לפני תחילת האירוע נמכרו 70 כרטיסים!!!
·       באירוע עצמו נמכרו כ 20 כרטיסים נוספים.
 
אופן ותוכן הארוע
·        חלוקת המשתתפים לשלוש קבוצות באופן ראנדומלי
·        עידוד השתתפות ע"י פרסים רבים שגוייסו ונתרמו ע"י בעלי עסקים מקומיים ובסיוע של רב של YAD.
·        כיבוד קל – פיתות, חומוס, שישליק, נקניקיות, פירות ועוד
·        DJ ישראלי ודיסקו ישראלי לאחר סיום המשחק
·        מסך המקרין את המשחק ומנחה (צחי בעלי) שהעביר את הפעילות.
·        שתייה חריפה הייתה זמינה בבר.
 
מסקנות ומחשבות לקראת הארועים הבאים:
הארוע עצמו
·       האירוע היה הצלחה גדולה, היתה אוירה נעימה, החידון התנהל בצורה נעימה ומשעשעת.
·       את הפרסים הגרלנו בין המשתתפים השונים ולא ע"פ זכייה בחידון וזאת בשל חוסר זמן ומצב של שוויון בין הקבוצות.
·       הריקודים לא כל כך הצליחו כיוון שלאנשים היה קשה לרקוד למוסיקה שאינם מכירים ובמקביל חלק ניכר מן המשתתפים היו בני דתיים (תנועת בני עקיבא הגיעו בנוכחות מרשימה) וכיוון שלא היתה הפרדה בריקודים הם עזבו לפני הריקודים.
 
פרסום ושיווק
·       הדרך הטובה ביותר לשווק ולמכור כרטיסים לאירוע היא הטלפונים האישיים ומכירת כרטיסים מראש!
·       שימוש בפייסבוק ובמיילים אינו מספיק ואפילו חסר משמעות. אנשים אינם קוראים מיילים ולא מתייחסים ברצינות לשום דבר בפייסבוק.
·       המודעה בעיתון גרמה לקידום מכירות יוצא מהכלל והגבירה את כמות האנשים שהתעניינו ברכישת כרטיסים מראש.
·       יש צורך לשלב את כל האמצעים ולעבוד בצורה מסודרת ועקבית - כלומר השילוב הנכון הוא של כל הדברים יחדיו: מיילים, sms, מודעה בעיתון וסרטון שיווק ומעל הכל טלפונים ושיחה אישית עם האנשים.
 
שותפים לאירוע – מסקנות אישיות
·       לצורך האירוע בחרתי שותפות עם קבוצת  YAD של IUA כיוון שהגילאים שלהם מאד קרובים לגילאים של הגשמה.
·       מתחילת הדרך צלעה, לצערי, השותפות עם YAD, פולה שאחראית על הקבוצה התלהבה מאד מרעיון האירוע, אך לא התנהלה בצורה ישרה ושקופה עימי.
·       ככל שהתקרבנו לזמן האירוע מצאתי את עצמי מתמודדת לבד בשיווק האירוע בזמן שפולה מתכתבת עם אנשים בפייסבוק וללא הצלחות במכירת הכרטיסים.
·       עלי לציין כי בזכות פולה וIUA  הארוע היה עשיר בפרסים יפים ומעודדים.
 
מאגרי מידע
במהלך החודשים האחרונים במסגרת כל האירועים הקטנים שהעברתי צברתי מאגר מידע רחב ומעודכן מאד. כאשר פניתי לסיוע של גופים נוספים בקהילה וקיבלתי מאגרים של אנשים פרטיים ומקביל מהצצה קלה במאגר המידע של ,YAD הגעתי למסקנה שמאגר המידע שלי הוא היום מן המעודכנים שקיימים ביוהנסבורג. יש בו קרוב ל200 איש אמיתיים שדיברתי עם כל אחד מהם מספר פעמים בחודשים האחרונים.
 
לסיכום,
עלי לציין כי האירוע היה מוצלח מאד ואפילו הצלחתי להנות במהלכו.
אני רוצה לנצל שוב את ההזדמנות ולהודות בראש ובראשונה לעופר דהן על המימון , התמיכה והאמון שנתן בי וביכולתיי להרים אירוע שכזה.
ל IUA  על שיתוף הפעולה וגיוס הפרסים.
לאנרי, עובדת מרכז ישראל על היוזמה והביצוע של סרטון הפרסומת.
לצוות השליחם שתמך, סייע קידם ועודד – גם בשעות הקשות.
ואחרון אחרון חביב, כמובן לשותפי לחיים ולמשימה צחי, שלמרות העומס הרב הצליח למצוא את הזמן וסייע לי רבות בהפקת הערב.